Mengelola Sistem Sumber Daya Manusia.

Dalam dekade terakhir kita telah melihat perkembangan komputerisasi yang cukup besar di bidang manajerial dan bahkan strategis. Mengelola Sumber Daya Manusia (SDM) adalah pekerjaan kompleks yang dimulai dengan mempekerjakan seorang karyawan dan berakhir dengan pensiun atau kepergiannya. Ini mencakup banyak proses bisnis, beberapa di antaranya dijelaskan sebagai berikut:

Rekrutmen.

Rekrutmen adalah menemukan karyawan, menguji mereka, dan memutuskan mana yang akan dipekerjakan. Sementara beberapa perusahaan dibanjiri pelamar, dalam kasus lain sulit untuk menemukan orang yang tepat. Sistem informasi dapat membantu dalam kedua kasus tersebut. Berikut beberapa implementasinya:

• Menggunakan Web Untuk Rekrutmen.
  Dengan jutaan resume yang tersedia secara online, tidak mengherankan jika perusahaan berusaha menemukan kandidat yang sesuai di web, biasanya dengan bantuan mesin pencari khusus. Juga, ratusan ribu pekerjaan diiklankan di web. Ada banyak layanan pencocokan. Manfaat rekrutmen online bagi pemberi kerja adalah:
  • Perusahaan menemukan karyawan lebih cepat.
  • Perusahaan menjangkau lebih banyak kandidat sehingga menemukan orang yang lebih baik.
  • Masa pakai iklan rekrutmen jauh lebih lama daripada iklan berbasis kertas. Selain itu, iklan dapat diubah kapan saja.
  • Biaya perekrutan secara signifikan lebih rendah dengan perekrutan online.
  • Perusahaan dapat memposting deskripsi yang sangat rinci tentang pekerjaan yang tersedia serta jawaban untuk pertanyaan umum. Informasi tambahan ini menarik lebih banyak pelamar dan menghemat waktu bagi personel rekrutmen.
  • Aplikasi dapat dibuat secara elektronik, menghemat waktu pemrosesan dan mengurangi kesalahan.

  Rekrutmen online juga bermanfaat bagi kandidat. Mereka dihadapkan pada sejumlah besar tawaran pekerjaan, bisa mendapatkan rincian posisi dengan cepat, dan dapat mulai mengevaluasi calon perusahaan prospek.

• Inventarisasi Posisi.
  Organisasi besar sering kali perlu mengisi posisi yang kosong. Untuk melakukannya, mereka menyimpan file yang mencantumkan semua posisi terbuka berdasarkan jabatan, wilayah geografis, konten tugas, dan keterampilan yang dibutuhkan. Seperti inventarisasi lainnya, inventarisasi posisi ini diperbarui setiap kali posisi ditambahkan, diubah, dan sebagainya. Sistem inventarisasi posisi berbasis internet yang canggih membuat daftar inventarisasi posisi tetap terkini, mencocokkan lowongan dengan personel yang tersedia, dan memungkinkan data untuk dilihat oleh karyawan melalui portal perusahaan dari lokasi mana pun kapan pun. Orang luar dapat melihat lowongan dari internet. Selain itu, dimungkinkan untuk mencocokkan lowongan dengan personel yang tersedia. Dengan menganalisis inventarisasi posisi dan perubahannya dari waktu ke waktu, personel sumber daya manusia dapat menemukan informasi berguna lainnya, seperti pekerjaan dengan perputaran tinggi. Informasi tersebut dapat mendukung keputusan tentang promosi, administrasi gaji, dan rencana pelatihan.
• Seleksi Karyawan.
  Departemen sumber daya manusia bertanggung jawab untuk menyaring pelamar kerja, mengevaluasi, menguji, dan memilih mereka sesuai dengan kebijakan perusahaan. Untuk mempercepat proses pengujian dan evaluasi serta memastikan konsistensi dalam pemilihan, perusahaan menggunakan Teknologi Informasi (IT) seperti sistem pakar (Expert Systems).

Pemeliharaan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.

Setelah direkrut, karyawan menjadi bagian dari kumpulan sumber daya manusia perusahaan, yang perlu dipertahankan dan dikembangkan. Beberapa kegiatan yang didukung oleh Teknologi Informasi (IT) adalah sebagai berikut:

• Evaluasi Kinerja.
  Sebagian besar karyawan dievaluasi secara berkala oleh atasan langsung mereka. Rekan atau bawahan juga dapat mengevaluasi orang lain. Evaluasi biasanya dicatat pada formulir yang dapat dimasukkan atau dipindai ke dalam Pengembangan Sistem Informasi. Setelah didigitalkan, evaluasi dapat digunakan untuk mendukung banyak keputusan, mulai dari penghargaan, transfer, hingga PHK. Menggunakan informasi tersebut secara manual adalah pekerjaan yang membosankan dan rawan kesalahan. Manajer dapat menganalisis kinerja karyawan dengan bantuan sistem pakar (Expert Systems), yang memberikan interpretasi kinerja yang tidak bias dan sistimatis dari waktu ke waktu.
• Pelatihan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia.
  Pendidikan dan pelatihan karyawan adalah dan kegiatan penting dari departemen sumber daya manusia. Masalah utama adalah perencanaan kelas dan menyesuaikan program pelatihan khusus untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan karyawan. Departemen sumber daya manusia yang canggih membangun rencana pengembangan karir untuk setiap karyawan. Teknologi Informasi (IT) dapat mendukung perencanaan, pemantauan, dan pengendalian kegiatan tersebut dengan menggunakan aplikasi alur kerja (Workflow). Ini juga memainkan peran penting dalam pelatihan. Beberapa perkembangan paling inovatif adalah di bidang Intelligent Computer-Aided Instruction (ICAI) dan penerapan dukungan multimedia untuk kegiatan pembelajaran. Pelatihan dapat ditingkatkan dengan menggunakan klip video berbasis web. Akhirnya, pelatihan dapat ditingkatkan dengan realitas virtual (Virtual Reality) untuk mensimulasikan skenario dan konfigurasi yang berbeda. Pelatihan ini sangat efektif di lingkungan yang kompleks di mana kesalahan bisa sangat mahal.

Perencanaan dan Manajemen Sumber Daya Manusia.

Mengelola sumber daya manusia dalam organisasi besar membutuhkan perencanaan yang luas. Di beberapa industri, negosiasi tenaga kerja merupakan aspek yang sangat penting dalam perencanaan sumber daya manusia. Bagi sebagian besar perusahaan, mengelola tunjangan karyawan juga merupakan bagian penting dari fungsi sumber daya manusia. Berikut adalah beberapa contoh bagaimana Teknologi Informasi (IT) dapat membantu.

• Perencanaan Personel.
  Departemen sumber daya manusia meramalkan persyaratan untuk orang dan keterampilan. Di beberapa wilayah geografis dan untuk penugasan di luar negeri mungkin sulit untuk menemukan jenis karyawan tertentu. Kemudian Departemen Sumber Daya Manusia merencanakan bagaimana mencari sumber daya manusia yang memadai. Perusahaan besar mengembangkan model perencanaan tenaga kerja kualitatif dan kuantitatif. Model tersebut dapat ditingkatkan jika Teknologi Informasi (IT) digunakan untuk mengumpulkan, memperbarui, dan memproses informasi.
• Negosiasi Buruh-Manajemen.
  Negosiasi tenaga kerja-manajemen dapat memakan waktu beberapa bulan, selama waktu itu karyawan dapat mengajukan banyak tuntutan kepada manajemen. Kedua belah pihak perlu membuat konsesi dan trade-off. Perusahaan besar telah mengembangkan model Sistem Pendukung Keputusan (SPK) terkomputerisasi yang mendukung negosiasi semacam itu. Model tersebut dapat mensimulasikan dampak keuangan dan dampak lain dari memenuhi permintaan apa pun yang dibuat oleh karyawan, dan dapat memberikan jawaban atas pertanyaan dalam hitungan detik. Model Teknologi Informasi (IT) lain yang telah berhasil digunakan dalam negosiasi manajemen tenaga kerja adalah Sistem Pendukung Keputusan kelompok, yang membantu, meningkatkan iklim negosiasi dan sangat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk mencapai kesepakatan.
• Administrasi Tunjangan.
  Kontribusi karyawan untuk organisasi disesuaikan dengan imbalan yang mereka terima, seperti gaji, bonus, dan tunjangan lainnya. Mengelola sistem tunjangan dapat menjadi tugas yang kompleks, karena banyak komponennya dan kecenderungan organisasi untuk mengizinkan karyawan memilih dan menukar tunjangan. Di perusahaan besar, menggunakan komputer untuk pemilihan tunjangan dapat menghemat banyak tenaga dan waktu. Memberikan fleksibilitas dalam memilih manfaat dipandang sebagai keunggulan kompetitif dalam organisasi besar. Ini dapat berhasil diimplementasikan bila didukung oleh komputer. Beberapa perusahaan memiliki pendaftaran tunjangan otomatis. Karyawan dapat mendaftar untuk tunjangan tertentu menggunakan portal perusahaan. Karyawan menelepon atau menggunakan internet dan memilih manfaat yang diinginkan dari menu. Sistem menentukan nilai setiap manfaat dan saldo manfaat yang tersedia dari setiap karyawan. Beberapa perusahaan menggunakan agen cerdas untuk membantu karyawan dan memantau tindakan mereka. Sistem pakar dapat menjawab pertanyaan karyawan dan memberikan saran secara online.
• Aplikasi Internet.
  Aplikasi web memudahkan penggunaan Pengembangan Sistem Informasi di Departemen Sumber Daya Manusia. Seperti disebutkan sebelumnya, banyak perusahaan menggunakan situs web mereka untuk mengiklankan lowongan pekerjaan dan melakukan perekrutan dan pelatihan online. Mungkin manfaat terbesar bagi perusahaan adalah kealpaan staf Sumber Daya Manusia dari peran perantara sehingga mereka dapat fokus pada perencanaan strategis dan organisasi serta pengembangan sumber daya manusia.